Em geral, não. Para a maioria das transações cotidianas, o recibo de pagamento não exige reconhecimento de firma em cartório. Porém, para transações de valores altos ou quando as partes desejam maior segurança jurídica, o reconhecimento de firma pode ser recomendado. Consulte um advogado para transações específicas.

O padrão é emitir duas vias: uma para o pagador (como comprovante de pagamento) e uma para o recebedor (para seu arquivo e controle financeiro). Se houver um terceiro envolvido (como um fiador), uma terceira via pode ser necessária.

Não há um processo formal de cancelamento para recibos simples como há para notas fiscais. Se houver erro, o ideal é emitir uma declaração de cancelamento, assinada pelas duas partes, referenciando o número do recibo original. Para recibos digitais, basta não entregar ao pagador e emitir um novo.

Para fins de comprovação fiscal e trabalhista, o recomendado é guardar os recibos por no mínimo 5 anos. Para recibos relacionados a imóveis (aluguéis), recomenda-se guardar por até 10 anos. Recibos de prestação de serviços com retenção de imposto devem ser guardados pelo período prescricional da obrigação tributária.

Autônomos podem emitir tanto nota fiscal (RPA — Recibo de Pagamento de Autônomo, emitido pelo tomador de serviços) quanto recibo simples. O RPA é específico para registrar a retenção de impostos como INSS e IR. O recibo simples serve para comprovações gerais sem retenção de tributos.